Kanban es un método Lean, muy popular, de gestión del flujo de trabajo que nos ayuda a definir, gestionar y mejorar los servicios que proporciona el trabajo de conocimiento. Todo esto para visualizar el trabajo, maximizar la eficiencia y mejorar continuamente. Este trabajo se representa en tableros Kanban, lo que te permite optimizar la entrega de trabajo a través de múltiples equipos y manejar, incluso los proyectos y/o iniciativas más complejos en un solo entorno.

La palabra japonesa “kanban”, significa “tablero visual” o “tablero de señales”, y se utiliza en el entorno de definición y mejora de procesos desde la década de 1950. Inicialmente, surgió como un sistema de programación para la fabricación Just In Time, originado por el Sistema de Producción Toyota (TPS).  El cual fue introducido a finales de los 40.

Este enfoque representa un Sistema con un comportamiento “pull”; Esto significa que la producción se basa en la demanda y capacidad de realizar un elemento, en lugar de la práctica habitual de producir continuamente y llevarlo al mercado sin tener capacidad de hacerlo.

Este sistema de producción único sentó las bases de la fabricación “Lean” (“Lean Manufacturing”), cuyo objetivo principal es minimizar las actividades que generan un desperdicio/despilfarro (“waste”) sin sacrificar la productividad.

A principios del siglo XXI, los principales actores de la industria del software se dieron cuenta rápidamente de cómo Kanban podía cambiar positivamente la forma de suministrar productos y servicios.

Con una mayor atención a la eficiencia y, aprovechando los avances de la tecnología informática, Kanban salió del ámbito de la industria del automóvil y se aplicó con éxito a otros sectores comerciales complejos como la informática, el desarrollo de software, entre otros.

Puedes empezar a construir un sistema Kanban configurando el tablero Kanban más sencillo con tres columnas básicas: “Solicitado”, “En curso” y “Hecho”, pero no significa que este sea el único posible de realizar. Cuando se construye, gestiona y funciona correctamente, sirve como depósito de información en tiempo real, destacando los cuellos de botella dentro del sistema y cualquier otra cosa que pueda interrumpir las prácticas de trabajo sin problemas.

Pero ¿Cómo funciona el método Kanban?

Se centra en “hacer las cosas”, y sus fundamentos pueden desglosarse en dos tipos de principios y seis prácticas.

Examinemos cuáles son los principios de Kanban. 

Principios de la gestión del cambio

Principio 1: Empezar por lo que haces ahora

Kanban ofrece la flexibilidad de utilizar el método sobre los flujos de trabajo, los sistemas y los procesos existentes, sin alterar lo que ya está en marcha, reduciendo así de manera significativa la resistencia al cambio.

Principio 2: Acordar un cambio incremental y evolutivo

El método Kanban está diseñado para encontrar una resistencia mínima. Fomenta la introducción continua de pequeños cambios incrementales y evolutivos en el proceso actual, mediante la aplicación de formas de colaboración y retroalimentación.

Principio 3: Fomentar los actos de liderazgo a todos los niveles

El liderazgo a todos los niveles se deriva de las observaciones cotidianas de las personas y actúa para mejorar su forma de trabajar.

Principios de prestación de servicios

Principio 1: Centrarse en las necesidades y expectativas del cliente

La entrega de valor al cliente debe ser el centro de toda organización. Comprender las necesidades y expectativas de sus clientes, hace que se preste atención a la calidad de los servicios prestados y al valor que se crea.

Principio 2: Gestionar el trabajo

La gestión del trabajo en tu red de servicios te permite potenciar la capacidad de las personas para autoorganizarse en torno al trabajo.

Principio 3: Revisar periódicamente la red de servicios

Una vez desarrollado, un enfoque orientado al servicio requiere una evaluación continua para fomentar una cultura de servicio al cliente.

Prácticas Kanban

Cuando se pretende implantar el método Kanban, toda la organización debe tener cuidado con los pasos a dar en la práctica del mismo. 

Para que la implantación sea un éxito, deben estar presentes seis prácticas básicas.

●Visualizar el flujo de trabajo 

●Limitar el trabajo en progreso 

●Gestionar el flujo 

●Hacer explícitas las políticas 

●Implementar ciclos de retroalimentación 

●Mejorar colaborativamente

Visualizar el flujo de trabajo

Para visualizar tu proceso con un sistema Kanban, necesitarás un tablero con tarjetas y columnas. Cada columna del tablero representa un paso en el flujo de trabajo. Cada tarjeta Kanban representa un elemento de trabajo. El tablero Kanban en sí, representa el estado real del flujo de trabajo, con todos sus riesgos y especificaciones.

Limitar el trabajo en progreso

Una de las principales funciones de Kanban, es garantizar un número manejable de elementos activos en progreso en cualquier momento. Si no hay límites de trabajo en curso, no estás haciendo Kanban.

Gestionar el flujo

La gestión del flujo consiste en gestionar el trabajo, y no a las personas. Por flujo, entendemos el movimiento de los elementos de trabajo a través del proceso de producción, a un ritmo, predecible y sostenible

Hacer explícitas las políticas

No se puede mejorar algo que no se entiende. Por eso tu proceso debe estar claramente definido, publicado y socializado. La gente no se asociaría ni participaría en algo que no cree que sea útil.

Implementar ciclos de retroalimentación

Para los equipos y las empresas que quieren ser más ágiles, la implementación de ciclos de retroalimentación es un paso obligatorio. Garantizan que las organizaciones respondan adecuadamente a los posibles cambios, y permiten la transferencia de conocimientos entre las partes interesadas.

Mejorar colaborativamente

La forma de conseguir una mejora continua y un cambio sostenible dentro de una organización es mediante la aplicación colaborativa de cambios basados en métodos, información y métricas científicamente probadas.

Con ayuda de estos principios y prácticas que fomentan la correcta implementación del método podemos destacar 6 principales ventajas que encontramos al utilizar este método, las cuales son:

●Mayor visibilidad del flujo

●Mejora de la velocidad de entrega

●Alineación entre objetivos y ejecución

●Mejora de la previsibilidad

●Mejora de la gestión de las dependencias

●Mayor satisfacción del cliente

Otro de los puntos importantes que podemos destacar es su implementación con otros marcos de trabajo, como lo es SCRUM, por lo que resulta interesante conocer e identificar cuales son los aspectos característicos de cada uno de ellos.

La diferencia más importante entre Kanban y Scrum es que el primero es un método, mientras que el segundo, es un marco de trabajo (“framework”).

Kanban construye un modelo de entrega continua, en el que los equipos liberan valor tan pronto como están listos, mientras que Scrum organiza el trabajo en “Sprints”.

La aplicación de uno u otro depende de la naturaleza de su proceso, sin embargo, puede decirse que Kanban ofrece un enfoque más “a medida” mientras que Scrum se basa en reglas predeterminadas.

En esencia, Kanban es un método de trabajo que te ayuda a optimizar el flujo de valor, a través de sus flujos de valor, desde la ideación hasta el cliente.

Aunque parece una forma fácil de mejorar tus procesos de trabajo, Kanban es más que visualizar tu trabajo. Debes prestar atención a los detalles y familiarizarte con los términos y artefactos básicos de Kanban si quieres beneficiarte de la aplicación del método.

Tratar de aprender qué es Kanban puede ser difícil al principio, pero ahora que sabes lo que es, puedes aprovechar al máximo los principales beneficios de Kanban:

●Los tableros Kanban físicos y digitales te ayudan a visualizar el trabajo

●Kanban es fácil de adoptar y – sólo hay que empezar con lo que se tiene

●Los límites de WIP te permiten ser más eficiente

●Los principios y prácticas de Kanban ofrecen un camino evolutivo hacia la agilidad sin alterar los procesos actuales

FUENTE: Bibliografia: ¿Qué es kanban? Principales características Y funciones. Kanban Software for Agile Project Management. (n.d.). Retrieved December 26, 2022.